In 2014 voelen acht zorgvoorzieningen in Oost-Vlaams-Brabant dat ze te klein zijn om elk apart alle uitdagingen van de sector te blijven opvangen. Wat begint als een denkpiste over nauwere samenwerking, groeit uit tot ’t Rede: een aparte vzw die bovenlokaal werkt aan innovatie, ondersteunende processen en HR. Retentie is een van die uitdagingen die de – intussen twaalf organisaties – in ’t Rede samen het hoofd bieden.

“We behandelen retentie wel als een aparte pijler, maar het staat nooit op zichzelf. Het hangt samen met alles wat je als organisatie doet, laat en bent. Met hoe je mensen opleidt, hoe je hen kansen geeft, hoe zichtbaar je bent als werkgever, hoe je omgaat met loopbanen, hoe je expertise inzet, hoe je talenten ruimte geeft om te ontluiken, en ga zo maar verder”, vertellen An Vanuytrecht, verantwoordelijke projecten en Marc Bormans, verantwoordelijke diensten bij ‘t Rede.

Samen met de twaalf partnerorganisaties schrijven ze vijfjarige beleidsplannen. Deze worden vervolgens vertaald naar concrete projecten. Die komen niet uit de lucht vallen. Het zijn antwoorden op vragen van directeurs, HR-verantwoordelijken en leefgroepen.

“De projecten vertrekken altijd vanuit de noden van de voorzieningen. Alleen hebben wij de tijd en ruimte om bovenlokaal een antwoord op die noden te bieden, waardoor de projecten schaal krijgen”, zegt Marc, die als eerste werknemer van ’t Rede de projectwerking mee heeft uitgebouwd.

De expertendatabank

Concreet dan: welke projecten rond retentie wist ’t Rede zoal te realiseren?

Een van de belangrijkste onderwerpen is vorming en expertise. Zo heeft ’t Rede een gezamenlijke VTO-kalender (Vorming, Training en Opleiding) opgesteld waarin de twaalf organisaties hun opleidingen openstellen voor medewerkers van partners. Het doel: een sterkere kennisuitwisseling.

"Mensen voelen zich sterker verbonden met een organisatie als ze meer van zichzelf kwijt kunnen in hun werk"

Binnen hetzelfde thema installeerde ‘t Rede een expertendatabank. Daarin kunnen medewerkers hun expertise of talenten aangeven, en hoe ze dat willen delen met collega’s van andere organisaties: via een call, een kleine vergadering, een vormingsmoment… Inhoudelijk reikt dat van jobcompetenties tot gitaarspelen. “Wij geloven heel sterk dat mensen zich sterker verbonden voelen met een organisatie als ze meer van zichzelf kwijt kunnen in hun werk”, legt An uit. “Als iemand muzikaal is, en daar af en toe iets mee kan doen binnen een leefgroep of activiteit, dan wordt diens job veel meer op maat. Dan maak je een sterkere binding. Bovendien maakt het interne karakter de vraag laagdrempelig.”

De expertendatabank dient vooral om intern kennis te delen zonder extern te moeten aankopen, maar maakt dus ook de talenten van medewerkers zichtbaar. Tegelijk kan het een manier zijn om oudere medewerkers of mensen met een fysieke beperking aan boord te houden. “Niet iedereen moet of kan tot aan z’n pensioen exact hetzelfde werk blijven doen”, vult Marc aan. “Indien nodig kunnen bepaalde medewerkers meer ingeschakeld worden voor coaching of vorming via de expertendatabank. Vaker dan je denkt zit retentie in werk op maat, in het anders organiseren van wat iemand bijdraagt, zodat die dat kan blijven doen.”

Intern jobhoppen

In het verlengde van die kennisdeling is er het jaarlijks initiatief Wisselleren. Elk jaar zetten de twaalf organisaties hun deuren open voor de medewerkers van andere partners om een paar uur of een dag mee te lopen in een gelijkaardige functie. Ze leren van mekaar, doen inspiratie op en proeven eens van een andere context.

"Als mensen toch willen hoppen, laten we ze liever hoppen binnen ons eigen netwerk"

Een stap verder gaat jobhoppen: een systeem waarbij medewerkers tijdelijk kunnen overstappen naar een andere partnerorganisatie, bijvoorbeeld om een leidinggevende functie uit te proberen of te testen of een andere werkcontext beter bij hen past. Dat gebeurt in de praktijk niet massaal – in 2025 één iemand – maar de symbolische waarde ervan is groot. “Het feit dat het kan, is al belangrijk”, zegt Marc. “Mensen weten: als ik eens een andere job wil proberen, kan ik binnen het netwerk blijven en moet ik niet meteen opnieuw drastische keuzes maken. Zo wordt jobhoppen niet automatisch uitstroom. Als mensen dan toch willen hoppen, laten we ze liever hoppen binnen ons eigen netwerk.”

Zij-instromers en stagiairs

’t Rede verlegt ook stenen om de instroom zo sterk mogelijk te laten vloeien. Zo bouwden ze een gezamenlijke website met alle stageplaatsen van de twaalf partners. Studenten kunnen centraal solliciteren, waarna de betrokken stagementor contact neemt. “Dat verlaagt de drempel en maakt het voor scholen eenvoudiger om naar het netwerk te verwijzen. De redenering daarachter is simpel: wie als stagiair goed landt, blijft vaak ook plakken”, legt Marc uit.

Daarnaast werkt ’t Rede samen met het volwassenenonderwijs van CVO Volt, dat modules ontwikkelde voor zij-instromers zonder klassieke zorgopleiding. Mensen die vanuit een andere sector de overstap maken, kunnen zo al werkend de nodige kennis opbouwen.
“Er zijn veel mensen met competenties en goesting, maar zonder het klassieke diploma. Dan moet je zorgen dat ze toch kunnen beginnen en ondersteund worden. Ook dat is retentie: zorgen dat mensen niet afhaken omdat ze te weinig bagage hebben om goed te starten”, zegt An.

Maar één eerste dag

Het project mentorwerking sluit daarop aan. Elke nieuwe medewerker krijgt een mentor: iemand die hen wegwijs maakt en vragen opvangt. Elke mentor volgt een gecertificeerde opleiding en kan rekenen op een opvolgtraject. “Een goed onthaal is cruciaal voor retentie”, vervolgt An. “Je hebt maar één eerste dag. Als mensen goed onthaald worden en snel wegwijs zijn, verklein je de kans dat ze na een paar maanden afhaken. Bovendien versterken we ook die mentoren zelf. Zo maken we het onthaal veel minder afhankelijk van toevallige goodwill.”

Een project bestaat pas als het gebruik wordt

Dat alles klinkt indrukwekkend, maar An en Marc zijn de eersten om te zeggen dat een project pas bestaat als het ook gebruikt wordt. En daar zit meteen de grootste uitdaging. “Er is altijd een verschil tussen wat mogelijk is, wat we uitrollen en wat effectief ingeburgerd raakt. De echte implementatie gebeurt in de organisaties zelf”, zeggen ze. Dat geldt bijvoorbeeld voor de expertendatabank: ze bestaat, ze groeit, andere organisaties tonen er interesse in, maar het gebruik op de vloer kan nog veel intensiever.

Om die brug te slaan, komen de HR-verantwoordelijken van de twaalf partners samen in de HR-cel van ’t Rede. Ze volgen de projecten mee op en delen ervaringen. “De HR-cel op zich is al een enorme meerwaarde”, zegt An. “Zelfs los van de implementatie van onze projecten. Gewoon het feit dat die mensen elkaar kennen, informatie delen, samen dingen uitwerken: dat maakt de organisaties sterker.”

Tegelijk vertraagt samenwerking ook. Met twaalf organisaties duurt afstemming langer. Beleidsplannen schrijven kost tijd. Neuzen in dezelfde richting krijgen nog meer. Maar volgens Marc is net dat trage, gedeelde proces de reden waarom de initiatieven uiteindelijk ook standhouden. “Alles wordt goed doordacht. En alleen krijg je dit soort projecten nooit gedragen.”

Flexi-jobs in de zorg

De uitdagingen in de sector zijn intussen niet min, en er komt nog een hoofdpijndossier aan: de mogelijke invoering van flexi-jobs in de sector. Voor Marc is dat een belangrijk aandachtspunt. “Als we daar niet goed over nadenken, kan dat serieuze gevolgen hebben. Dan dreig je vrijwilligers te kannibaliseren of intern rare verschuivingen te creëren. We bereiden ons voor. Zodra de regelgeving duidelijk is, willen we met de twaalf partners binnen de zes maanden een gezamenlijk beleid uitwerken.”

"Data-analyse is het volgende op de to-dolijst"

Of al die initiatieven ook meetbaar leiden tot meer retentie, kunnen An en Marc vandaag nog niet hard maken. Data-analyse is het volgende op de to-dolijst. Maar dat de samenwerking effect heeft, daar twijfelen ze niet aan. “Wat wij hier doen, zou je als organisatie alleen nooit op deze schaal kunnen ontwikkelen”, zegt Marc. “Je kunt wel een mentortraject uitwerken of een opleiding organiseren, maar niet op deze manier, met deze breedte, en met dat netwerk erachter. De meerwaarde zit in de samenwerking.”

De twaalf vzw’s in ‘t Rede: Alvinnenberg, Adem, Stichting M.M. Delacroix, Ganspoel, Huis in de Stad, Apojo, Martine Van Camp, Ons Tehuis Brabant, ‘t Prieeltje, Rozemarijn, MPC Terbank, Windekind, Staf