Zieke werknemer? Vanaf 2026 verplicht om het arbeidspotentieel te laten inschatten!
Context: welzijnswetgeving opgeknapt
De federale regering kondigde verschillende wijzigingen aan van het bestaande recht over welzijn op het werk . De bedoeling daarvan is om optimaal in te zetten op de re-integratie van langdurig zieke werknemers, waarbij alle actoren een verantwoordelijkheid dragen.
Een belangrijke factor daarbij is snelheid: hoe langer de re-integratie op zich laat wachten, hoe kleiner de kans dat ze succesvol zal zijn. Om beter vinger aan de pols te houden bij zieke werknemers, en daardoor te vermijden dat werknemers vervreemden van de werkvloer, wordt van de werkgevers dus meer verwacht.
Concreet krijgen werkgevers er vanaf 2026 extra verplichtingen bij. Zo word je onder andere geacht regelmatig contact te houden met je werknemer wanneer die uitvalt door ziekte; en zal je na minstens 8 weken ziekte het arbeidspotentieel van die werknemer moeten laten inschatten. Over die laatste nieuwigheid rijzen veel vragen in de praktijk: we beantwoorden de belangrijkste voor jou als werkgever hieronder.
Wat is de inschatting van arbeidspotentieel en hoe gebeurt dat?
Het arbeidspotentieel van een arbeidsongeschikte werknemer (volgens de welzijnswetgeving) is zijn veronderstelde vermogen om aangepast of ander werk te verrichten op de werkvloer met het oog op een eventueel re-integratietraject.
Het is de preventieadviseur-arbeidsarts (hierna PA-AA) of verpleegkundige die arbeidspotentieel kan inschatten, op basis van de beschikbare informatie over de gezondheidstoestand van de werknemer en in functie van zijn mogelijkheden. Concreet gaan zij op gestandaardiseerde wijze te werk en analyseren ze in eerste instantie:
- het getuigschrift arbeidsongeschiktheid van de behandeld arts,
- de quickscan-vragenlijst van de mutualiteit indien voorhanden,
- eventuele informatie verkregen van werkgever of werknemer,
- en het gezondheidsdossier van de werknemer (bv. indien er eerder al een onderzoek was in het kader van medische overmacht).
Wanneer dat onvoldoende blijkt te zijn, kan de PA-AA of verpleegkundige ook nog twee bijkomende vragenlijsten voorleggen aan de werknemer (per post, e-mail of telefonisch/ videocall):
- Vragenlijst die peilt naar gezondheidstoestand;
- Vragenlijst “Return-to-Work Self-Efficacy Scale”, die peilt naar hoe de werknemer zelf aankijkt tegen een werkhervatting.
De inhoud van deze vragenlijsten kan je nakijken op de website van de FOD WASO. Op basis van de resultaten zal uiteindelijk een score bepaald worden die aangeeft of er wel of geen arbeidspotentieel is.
Samengevat gaat het dus niet om controlegeneeskunde - dat is immers niet de taak van een PA-AA-, noch om een medisch onderzoek. De inschatting is eerder een eerste triage die de preventieadviseur op zich neemt, zonder fysiek in contact te komen met de werknemer, om te kunnen beoordelen hoe nuttig en realistisch re-integratie op het moment zelf en in de toekomst lijkt.
Wat als mijn werknemer niet meewerkt?
Werknemers die niet reageren op de contactopname van de preventieadviseur, die geen vragenlijsten invullen, niet reageren op telefonisch contact etc., worden geacht geen arbeidspotentieel te hebben (voorlopig).
Als werkgever kan je in dergelijk geval geen formeel re-integratietraject opstarten, tenzij de werknemer daar uitdrukkelijk mee akkoord zou gaan.
Wanneer moet de werkgever de inschatting van arbeidspotentieel aanvragen?
Indien je als werkgever een werknemer hebt die minstens 8 weken ononderbroken ziek is, waarbij de ziekte aangevangen is vanaf 1 januari 2026, dan moet je de inschatting van het arbeidspotentieel aanvragen. Elke effectieve werkhervatting bij dezelfde werkgever (ongeacht hoe kort of hoe lang, ongeacht deeltijds of voltijds, en ongeacht of het aangepast of ander werk betreft of niet) is een onderbreking.
Voorbeeld: Voor een werknemer die na 6 weken ziekte het werk progressief hervat voor drie weken en daarna terug ziek wordt, start een nieuwe termijn van 8 weken vanaf die herstart.
De aanvraag moet dus niet per se gebeuren na exact 8 weken ziekte: het kan ook later, maar in geen geval vroeger.
Het maakt daarbij ook niet uit hoeveel werknemers je tewerkstelt of onder welke sector je ressorteert (privé/ publiek): de aanvraag is in elk geval verplicht na minstens 8 weken ziekte.
Hoe vraag je die inschatting aan?
Als werkgever dien je je te richten tot het departement medisch toezicht van je interne of externe preventiedienst (arbeidsarts of verpleegkundige), via een uniform formulier genaamd “verzoek om inschatting van het arbeidspotentieel”. Dat formulier is ter beschikking gesteld op de website van de FOD Werkgelegenheid.
Op dat formulier moet je als werkgever de privé-contactgegevens doorgeven van de betrokken zieke werknemer, zodat de preventieadviseur of verpleegkundige in staat is om contact op te nemen. Indien er geen of onvoldoende gegevens doorgegeven worden, stopt het traject en is er geen arbeidspotentieel.
Werkgever en werknemer zullen vervolgens via een ander uniform formulier “inschatting arbeidspotentieel” op de hoogte gebracht worden van het resultaat van de inschatting. Er is geen concrete termijn bepaald waarbinnen dat resultaat er moet zijn, maar de bedoeling is dat dit zo snel mogelijk gebeurt.
Wat gebeurt er als er arbeidspotentieel vastgesteld wordt?
Indien de preventieadviseur vaststelt dat de werknemer wel over arbeidspotentieel beschikt, dan heb je als werkgever twee opties:
- Je stelt een bezoek voorafgaand aan de werkhervatting voor (informeel re-integratietraject) – dat de werknemer kan weigeren;
- Je vraagt de opstart van een formeel re-integratietraject aan. Deze optie is verplicht voor werkgevers die 20 of meer werknemers tewerkstellen (zie vraag hieronder).
Beide opties kunnen eveneens door de werknemer aangevraagd worden. In het kader van dat vervolgtraject zal wel een verdere beoordeling gebeuren, waarbij wel een (medisch) onderzoek en fysiek contact met de arbeidsarts aan de orde is.
Wat riskeer je als je de inschatting niet laat maken?
De aanvraag van arbeidspotentieel na minstens 8 weken ziekte is voor alle werkgevers verplicht op straffe van sanctie niveau 3 volgens artikel 127 Sociaal Strafwetboek. Dat betekent dat administratieve boetes mogelijk zijn van 1.000 tot 10.000 euro (bedragen geldig sinds februari 2026).
Indien er arbeidspotentieel vastgesteld wordt, en een werkgever die 20 of meer werknemers tewerkstelt start geen formeel re-integratietraject op binnen de 6 maanden na het begin van de arbeidsongeschiktheid, dan kan daarvoor een sanctie niveau 2 opgelegd worden volgens artikel 127/1 Sociaal Strafwetboek. Dat komt overeen met administratieve boetes van 250 tot 2.500 euro (bedragen geldig sinds februari 2026).
Het staat de werkgever wel vrij om in afwachting van het formeel traject al een informeel traject op te starten. Als dat succesvol zou zijn, en de werknemer het werk (gedeeltelijk) hervat, is een formeel traject niet langer nodig. Als het informeel traject niet tot werkhervatting leidt, is een formeel traject wel nog steeds verplicht.
Hoe wordt de drempel van 20 werknemers berekend?
De berekening van de drempel 20 werknemers gebeurt op dezelfde manier als in de wetgeving over de interne dienst preventie op het werk is voorzien (bij de regel dat een werkgever zelf als preventieadviseur kan optreden wanneer hij maximaal 20 werknemers tewerkstelt).
Dat betekent een telling op basis van de juridische entiteit (niet TBE), via een gemiddelde over de vier voorgaande kwartalen, en met bijzondere regels voor deeltijdse werknemers en gelijkgestelde werknemers in verband met VTE.
Wat als mijn werknemer al ziek was vóór 1 januari 2026?
Voor werknemers die al ziek waren vóór 1 januari 2026 ben je als werkgever niet verplicht om het arbeidspotentieel te laten inschatten volgens de interpretatie van de FOD WASO.
Dat zal alleen nodig zijn als je toch een formeel re-integratietraject wil opstarten waarbij je geen toestemming hebt van de werknemer in kwestie. Uiteraard kan een werkgever ook altijd een informeel re-integratietraject opstarten, waarvoor geen inschatting arbeidspotentieel nodig is.
En wat als mijn werknemer definitief arbeidsongeschikt is voor de overeengekomen job?
De regels voor medische overmacht blijven hetzelfde: die procedure kan niet gestart worden zolang er nog een re-integratietraject loopt. Stel dat er arbeidspotentieel vastgesteld wordt en de werkgever een formeel re-integratietraject gestart heeft, dan is de procedure medische overmacht dus pas mogelijk na afloop van dat (mislukte) re-integratietraject.
Anderzijds: stel dat tijdens een procedure medische overmacht wordt vastgesteld dat de werknemer toch niet definitief ongeschikt is voor het overeengekomen werk, dan kan je als werkgever wel nog steeds een inschatting van het arbeidspotentieel vragen. In dat geval zal vaak geen bijkomend onderzoek meer nodig zijn door de PA-AA aangezien de arbeidsarts al voldoende info verzameld zal hebben.
Conclusie: stap in groter geheel
De inschatting van het arbeidspotentieel zorgt ervoor dat zieke werknemers sneller opgevolgd worden. Dat is maar één stap binnen een groter geheel van maatregelen en mogelijkheden om zieke werknemers sneller te re-integreren, zoals hieronder kort samengevat:
- Er bestaat een mogelijkheid voor werknemers om preventief de arbeidsarts te raadplegen, zelfs voor men al effectief uitvalt.
- Wanneer een werknemer ziek wordt, heeft de werkgever sinds dit jaar de plicht om regelmatig contact te houden.
- Er kan altijd een informeel re-integratietraject (bezoek voorafgaand aan de werkhervatting) gevraagd worden door werkgever of werknemer.
- Na 4 weken ziekte zal ook de arbeidsarts contact opnemen met de werknemer.
- Na minstens 8 weken ziekte moet het arbeidspotentieel ingeschat worden.
- Een formeel re-integratietraject moet in sommige gevallen verplicht opgestart worden binnen de 6 maanden ziekte in geval van arbeidspotentieel.
- Na 6 maanden ziekte en wanneer geen re-integratietraject meer loopt, is een procedure medische overmacht mogelijk.
