De Waaiburg is een organisatie voor bijzondere jeugdzorg. Ze ontfermen zich over jongeren en gezinnen in kwetsbare situaties. Om die mensen zo goed mogelijk te helpen, moet ook de interne keuken in orde zijn. En na de reorganisatie was dat niet piekfijn bij de Waaiburg. 

Julie Van Elst koos voor de HRscan van HRwijs om hun HR-beleid door te lichten. De HRscan start met een brede, anonieme bevraging bij medewerkers. De inzichten daaruit worden vervolgens verdiept in focusgroepen. Het resultaat: een HR-analyse op maat van de organisatie en duidelijke werkpunten.

“Voor ons was vooral de neutraliteit van de scan een grote meerwaarde”, vertelt Van Elst. “De bevraging kwam van buitenaf en was anoniem. Daardoor hadden we een hoge responsgraad en kregen we eerlijke antwoorden. Medewerkers voelden zich vrij om hun ervaringen te delen. In focusgroepen met leidinggevenden werd die input vervolgens verder uitgediept. Zij brachten signalen uit hun teams mee en hielpen begrijpen wat er achter de cijfers zat om te bepalen waar we echt op moesten inzetten.”

De confrontatie met blinde vlekken

Het resultaat van de HR-scan voor De Waaiburg? Een dubbel gevoel. Enerzijds bevestiging, anderzijds confrontatie met blinde vlekken. “Het was geruststellend om te zien dat we op een aantal vlakken sterk staan. Onze horizontale structuur en het open deurbeleid worden bijvoorbeeld sterk gewaardeerd.” 

Maar net die vertrouwde sterktes maakten dat andere knelpunten minder zichtbaar waren. “We merkten bijvoorbeeld dat de communicatie over regels en afspraken niet altijd zo duidelijk is als wij denken. Dingen die voor ons vanzelfsprekend zijn, blijken dat voor medewerkers lang niet altijd. Dat was wel confronterend.”

Daarnaast kwamen ook meer structurele thema’s naar boven. Functioneren, evalueren en onderlinge feedback bleken terugkerende aandachtspunten. “We hadden in ons HR-beleid bewust gekozen voor een meer informele aanpak, maar medewerkers gaven aan dat ze toch ook nood hebben aan formele feedback en opvolging: waar sta ik, hoe doe ik het, wat wordt er verwacht?”

Van inzichten naar concrete acties

De HR-scan van HRwijs is geen rapport dat diep in een stoffige la verdwijnt. De inzichten vormen de basis voor een concreet plan van aanpak. “We zijn met die thema’s echt aan de slag gegaan. We hebben vormingen georganiseerd rond onderlinge feedback en we hebben een nieuwe structuur uitgerold binnen de evaluatie- en functioneringsgesprekken. De scan gaf ons echt handvatten. Je krijgt niet alleen scores, maar ook suggesties voor mogelijke vervolgstappen, trajecten en opleidingen. Die zijn vrijblijvend, maar wel heel relevant: je weet dan dat die opleidingen sowieso tegemoetkomen aan een van de noden van je organisatie.”

“Kwam ook goed uit: onze nieuwe HR-verantwoordelijke die toen net startte, stapte meteen mee in het traject. Voor haar was het een heel waardevolle manier om de organisatie te leren kennen en om te zien waar de prioriteiten lagen.”

De quickscan als opvolging en reality check

In opvolging van de HRscan lanceerde HRwijs niet zo lang geleden ook de Quick HRscan. Een kortere bevraging, minder diepgaand, maar wel snel en gericht. De Waaiburg maakte de vergelijking. “In het begin twijfelde ik over de meerwaarde. Ik dacht: kan zo’n korte vragenlijst wel iets zeggen? Maar het resultaat was opnieuw best verrassend”, zegt Van Elst. 

“Functioneren en evalueren kwamen opnieuw naar voren. Dat toont dat we daar nog niet ver genoeg in staan. Net die herhaling maakt de Quick HRscan volgens mij een waardevol instrument. Het houdt je een spiegel voor. Het geeft snel zicht op waar je intussen staat, zonder dat je opnieuw een pittig traject moet doorlopen.”

De uitgebreide HRscan en de Quick HRscan vullen elkaar aan. De volledige scan biedt diepgang, nuance en context. De Quick HRscan is beperkter, maar net daardoor ook laagdrempeliger en geschikt voor verschillende fasen: als eerste verkenning voor organisaties die twijfelen om een groter traject op te starten, of als opvolginstrument om evoluties in kaart te brengen. 

HR-beleid onder druk van buitenaf

In een HR-beleid speelt natuurlijk altijd een bredere context mee. Nieuwe regelgeving heeft vaak een sterkere invloed dan interne keuzes, hoeveel je ook scant. “Arbeidswetgeving en regels rond arbeidsorganisatie of re-integratie zijn de laatste jaren strikter geworden. Dat botst soms met hoe we het zelf willen organiseren.” Van Elst verwijst naar flexibiliteit in uurroosters of een mensgerichte aanpak van re-integratie. “Wij hadden daar altijd een heel toegankelijke manier van werken in. Nu moet dat formeler, met procedures en verplichtingen. Je probeert een beleid uit te bouwen dat past bij je organisatie en je cultuur, maar je moet tegelijk binnen steeds striktere kaders werken.”

Een HR-beleid is nooit ‘klaar’

De conclusie? HR-beleid blijft een proces, je bent er nooit ‘klaar’ mee, besluit Van Elst. “En de scans van HRwijs zijn elk op hun manier uitstekende instrumenten om je HR-beleid te finetunen. Het meest waardevolle is dat je met de resultaten effectief mee aan de slag kunt. Anders heeft zo’n oefening natuurlijk maar weinig zin.”

Ga zelf aan de slag op www.hrwijs.be/hrscan