De eerste antwoorden

Medewerkers weten niet altijd bij wie ze terechtkunnen voor specifieke vragen of taken, wat de samenwerking en efficiëntie belemmert. Een helder functioneel organogram kan hierin een belangrijke oplossing bieden.

De eerste stap bestaat uit het in kaart brengen van de belangrijkste processen binnen de organisatie. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen voorbereidende, uitvoerende en ondersteunende taken. Door deze zichtbaar te maken, ontstaat een eerste overzicht van hoe het werk in de praktijk verloopt.

Vervolgens is het essentieel om de onderlinge samenhang te analyseren. Dit betekent dat er gekeken wordt naar:

• de opeenvolging van activiteiten,
• de verbanden tussen gelijkaardige activiteiten in verschillende functiestromen,
• en de manier waarop taken elkaar beïnvloeden.

Een nuttig hulpmiddel hierbij is het uittekenen van processen in zogenaamde swimlanes, een visuele methode waarbij activiteiten chronologisch worden weergegeven per rol of functie, zodat duidelijk wordt wie wat doet binnen het proces. Hierbij worden taken chronologisch weergegeven, gekoppeld aan functies of rollen. Door een logisch tijdskader te kiezen (bijvoorbeeld dag, week, maand of jaar), wordt duidelijk hoe werkzaamheden zich in de tijd organiseren en op elkaar inspelen.

Daarnaast is het belangrijk om niet alleen te begrijpen hoe activiteiten verlopen, maar ook aan welke functie-eisen ze moeten voldoen. Denk hierbij aan regelgeving, kwaliteitsnormen of interne afspraken. Dit zorgt ervoor dat processen niet alleen efficiënt, maar ook correct worden uitgevoerd.

Het aandeel van de teams

Vanuit dit procesinzicht kan men vervolgens de orderstromen verder uitwerken: van het organisatieniveau tot op het niveau van teams. Daarbij wordt onderzocht welke beslissingsruimte – of regelcapaciteit – aan teams wordt toegekend. Cruciale vragen zijn:

• Wat kan het team autonoom beslissen?
• Welke beslissingen liggen bij individuele medewerkers?
• Welke ondersteuning is nodig?
• En welke keuzes blijven op strategisch organisatieniveau?

Deze denkoefening vertrekt niet vanuit de hiërarchie, maar vanuit de dagelijkse praktijk en het werk zelf.

Het betrekken van medewerkers is dus van groot belang. Zij hebben vaak een scherp zicht op hoe processen écht verlopen en waar verbeteringen mogelijk zijn. Door hun ervaringen en inzichten mee te nemen, wordt niet alleen het organogram accurater, maar groeit ook het draagvlak voor verandering.

Een helder functioneel organogram is dus meer dan een schema: het is een instrument om samenwerking te verbeteren, verantwoordelijkheid te verduidelijken en de organisatie als geheel sterker te maken.