Mozaïek is een zorgvoorziening voor volwassenen met een beperking in en rond Gent. 300 ‘gasten’ vinden er dagopvang, woonondersteuning en individuele begeleiding. Die gasten beschikken sinds 2017 over een persoonsvolgend budget – een ‘rugzakje’ waarmee ze zelf keuzes maken in zorg en ondersteuning. Vandaag maakt dat systeem inkomsten voor organisaties zoals Mozaïek minder voorspelbaar.

“De basisfinanciering is er nog, maar ze is minder zeker dan vroeger”, zegt Karen. “En alles wat daarbovenop komt – innovatieve projecten, nieuwe samenwerkingen, extra aanbod – moeten we sindsdien zelf zoeken en financieren. Net die projecten worden steeds belangrijker om je als organisatie te onderscheiden.”

De nood aan zo’n projecten groeit. Cliënten vragen niet langer ‘passief’ om zorg, maar kloppen aan met verwachtingen. “We zien mensen met een eigen stem, die zeggen: dit wil ik wel, dat wil ik niet. Dat vraagt van ons een ander aanbod, meer flexibiliteit. Je moet blijven bewegen als organisatie. Innovatieve projecten zijn dus geen luxe.”

Werken aan Porsches

Het circulair atelier van Mozaïek is een uitstekend voorbeeld. Het kwam van de grond dankzij een projectsubsidie van Circuit Circulair van Stad Gent. Ziekenhuizen hebben enorm veel afval. Doeken ter voorbereiding van operaties kunnen niet hergebruikt worden, maar zijn perfect recycleerbaar. De gasten bij Mozaïek trekken de stickers eraf, persen ze in hoopjes en sturen de doeken op naar een bedrijf dat ze verwerkt tot granulaat, dat dan weer voor dashboards van auto’s dient. “We vertellen onze gasten dat ze voor Porsche werken”, glimlacht Karen. Het circulaire atelier is een interessante dagbesteding voor veel gasten.

Het besef leefde dus al langer bij Mozaïek: innovatieve projecten zijn cruciaal om als organisatie te blijven groeien in kwaliteit en je te profileren als een aantrekkelijke zorgvoorziening. Maar een structureel beleid rond subsidiemanagement ontbrak nog. “We waren goed in kansen grijpen als ze voorbij kwamen”, zegt Karen. “Iemand zag een oproep, we sprongen erop, en we kregen dat vaak ook rond. Maar we gingen niet actief op zoek. Het zat niet in ons beleid.”

Concreet met goesting

Enter het bootcamp Subsidiemanagement van Groeilabz. In vijf interactieve sessies werkte Karen samen met deelnemers van andere organisaties aan een concrete aanpak voor ieders case, in haar geval dus Mozaïek.

“Het was heel hands-on”, zegt ze. “We hebben een volledig traject doorlopen: van waar je subsidies vindt, hoe je ze beoordeelt, een dossier schrijft, tot hoe je een project uitvoert en opvolgt. En tussendoor moest je dingen uittesten in je eigen organisatie.” Die combinatie van theorie en toepassing maakte het meteen relevant. “Je komt telkens terug met goesting én met iets concreets.”

Een reservoir aan ideeën

De eerste stap voor Mozaïek was investeren in een tool – subsidiemanager.be – die wekelijks subsidieoproepen bundelt en filtert op relevantie, timing en vereisten. “Je ziet hoeveel tijd een project vraagt, welke partners nodig zijn, wat het kan opleveren. Dat helpt enorm om gerichter keuzes te maken en je hebt een vaste instroom van relevante oproepen.”

Daarnaast werd een interne werkgroep opgestart, met directie, financiën en zorgmedewerkers. Vaste vergaderingen moeten het subsidiemanagement structureel verankeren. Momenteel schrijven ze een visie die scherp moet stellen op welke oproepen Mozaïek wil intekenen.

Daarnaast worden medewerkers actief bevraagd: waar zien zij noden of kansen? “We willen een soort reservoir aan ideeën opbouwen zodat we snel kunnen schakelen als er een oproep komt. En zodat projecten echt vertrekken vanuit de praktijk.”

Toch blijven er uitdagingen. Tijd is de grootste. “Dit komt bovenop al het andere werk”, zegt Karen. “Je kan niet zomaar een stuk van je job afgeven om hier ruimte voor te maken. Daarom bouwen we het structureel in, met vaste opvolgmomenten en duidelijke afspraken.”

Meerwaarde is meer dan geld

Maar als je het goed aanpakt, is de meerwaarde van een structureel subsidiemanagement groter dan de inspanning, en zelfs dan de financiële opbrengst, merkt Karen. “Subsidies brengen ook samenwerkingen. Je leert andere organisaties kennen, je gaat in gesprek, en soms ontstaat daar iets nieuws.”

Dat ondervindt Mozaïek vandaag. Ze hadden het idee om een familievoorstelling te maken met cliënten en professionele muzikanten. Mozaïek diende daarvoor een dossier in bij de Koning Boudewijnstichting, maar dat werd niet weerhouden. Toch was het werk niet voor niks. Tijdens het traject kwam Karen in contact met een culturele organisatie die ervaring heeft met participatieve voorstellingen. Zij zagen wél het potentieel in het idee en dienen nu elders een subsidiedossier in – met Mozaïek als inhoudelijke partner.

“Wij zijn nu niet meer de indiener, maar wel betrokken vanaf het begin”, zegt Karen. “En dat is misschien zelfs sterker. Zij kennen het veld, wij brengen de doelgroep en de inhoud. Het is echt complementair.” De samenwerking ontstond dus dankzij het proces rond het subsidiedossier: het schrijven, het indienen en vooral het netwerk dat daarbij werd opgebouwd. “Je zal merken dat dat minstens even waardevol is als de financiële opbrengsten. Een structureel subsidiebeleid loont écht de moeite.”

Dit bootcamp Subsidiemanagement wordt herhaald vanaf 8 oktober 2026 in Antwerpen. Hier vind je meer informatie.