U bent hier

Een onvrijwillig ontslag melden aan het team

Iemand ontslaan is niet eenvoudig. Menselijk en juridisch heeft het heel wat voeten in de aarde. En als het slechtnieuwsgesprek met de medewerker achter de rug is ga je ook iets zeggen tegen je team. Wat zeg je dan? Zes tips voor het omgaan met deze lastige situatie.

1. Insteek aanpassen aan de situatie
Ik heb een sterke voorkeur voor transparant zijn als leidinggevende. Dat betekent dat je er niet om heen draait, mensen serieus neemt en eerlijk bent over wat je wel en niet weet. Dat is in mijn ervaring in het belang van goede verhoudigen, prettig werken voor jezelf en het meest productief in organisaties van professionals (die meestal toch wel in de gaten hebben wat er speelt). In het geval van ontslag komt er echter een juridische en emotionele twist bij kijken, afhankelijk van de situatie.

  • Is de verhouding met de medewerker goed en het ontslag gaat in goed overleg: vraag de medewerker hoe hij /zij graag de collega’s wil informeren. Sommigen willen het zelf doen, anderen samen of laten het liever aan jou over. Dit kan je bespreken in het slecht nieuws gesprek, inclusief de formulering die jullie willen gebruiken. Je bent dan misschien niet 100% transparant naar je team, maar wel handelend in goed overleg met de betrokken medewerker.
  • Gaat het om een verstoorde arbeidsrelatie of is het ontslag een donderslag bij heldere hemel: waarschijnlijk wil je voorzichtig handelen. Je hebt in deze situatie namelijk ook te maken met een juridisch traject waar het bedrijf risico’s loopt. Bovendien spelen hierbij vaak ook je eigen beleving en emoties een rol. Mijn verdere tips gaan met name over deze situatie.

2. Niet uit de losse pols
Realiseer je je dat het om een lastige situatie gaat met juridische risico’s, dan kan je naar je team niet reageren uit de losse pols. Bereid wat zinnen voor waar je aan vast kunt houden. Vaak is het ook prettig dit voor te bespreken (met je zakenpartner, advocaat of HR adviseur. Niet met collega’s van de betrokken medewerker!).

3. Tips voor de formulering

  • Vertel kort wat er gebeurd is
    “Ik heb Piet verteld dat hij per direct niet meer hoeft te komen. Wij willen de arbeidsrelatie verbreken en gaan daarover met hem in overleg.” of “Ik heb net een gesprek gehad met Anneke. Ik heb haar verteld dat zij alleen deze week nog kan komen werken. We gaan haar contract niet verlengen.” of “Ik heb net gesproken met Arend. Ik heb hem verteld dat we een ontslagvergunning hebben aangevraagd bij het UWV. Dat betekent dat wij ons contract met hem willen verbreken. Hij is nu naar huis en komt alleen morgen nog terug voor de overdracht van dossier X en het ophalen van zijn spullen.”
  • Zeg zo min mogelijk over de inhoud
    Je wilt de verdere juridische afhandeling of onderhandelingen niet in de weg zitten. Daarom is het verstandig niet in te gaan op de details die onder het besluit liggen (de incidenten of andere overwegingen). Dat is belastende info voor de collega’s en kan bovendien worden doorverteld aan de betrokken medewerker. Dat kan olie op het vuur zijn in een toch al lastige situatie.
  • Neem je stevig voor niets te zeggen over de betrokken medewerker
    Ook al zit het je hoog, doe geen enkele uitspraak over de betrokken medewerker en wat je van hem / haar vindt. Medewerkers in jouw team zijn natuurlijk wel heel nieuwsgierig, maar als je ze daarin tegemoet komt gaat het mis. Loyaliteit wordt een issue (wie is er voor of tegen de baas en medewerker), informatie kan worden doorgespeeld en het verdere traject lastig maken, en het is niet ‘chique’. Je zou dan je niveau verlagen en roddelen over iemand die er niet bij is en zich niet kan verweren. Medewerkers realiseren zich dan ook dat jij ook zo over hen zelf zou kunnen praten als zij er niet bij zijn. Zit alles wat er gebeurd is je erg hoog, dan is dit des te meer reden om vooraf diep adem te halen en hierover je lippen op elkaar te klemmen…
  • Laat je team zelf beslissen wat ze er van vinden
    Soms neem je een ontslagbeslissing ook sterk in het belang van het team. Maar, het blijft jouw beslissing. Zeg dus niets over dat je het voor hen hebt gedaan, zij er wel of niet blij mee zullen zijn o.i.d. Laat wat je teamleden er van vinden aan henzelf en doe er geen uitspraken over. Ook dit is met het oog op de loyaliteitsvraag die dan sterker kan gaan spelen. Daarnaast weet je gewoon niet precies hoe de teamleden het zullen ervaren. Dat is ook niet de basis, de kern, van de beslissing. Het is immers jouw beslissing. Wat betreft de reacties van je teamleden, zie punt 5.
  • Je kunt wel over jezelf vertellen
    Zeker in kleine organisaties of een hecht team hebben collega’s waarschijnlijk al meer meegekregen van wat er speelt. Je kunt mijn inziens prima iets vertellen over jezelf; “Ik ben niet over een nacht ijs gegaan en het was geen makkelijke beslissing. Het is een moeilijke periode en erg naar voor alle betrokkenen.” of “Ik heb er wakker van gelegen. het was een moeilijke beslissing”. Kies je eigen woorden en hou het dicht bij jezelf. Als het niet 100% aansluit bij hoe je er echt in zit voelen mensen dit feiloos aan (en word je daar op afgerekend).
    Hou het kort. Zeg ook weer niet teveel over jezelf. Je kunt immers weinig zeggen over de betreffende medewerker en als je dan wel veel zegt over jezelf doe je voorkomen of de wereld om jou draait. Dit terwijl voor de collega’s ook helder is dat de consequenties voor de ontslagen medewerker aanzienlijk zijn.
  • Zeg iets over hoe het verder gaat
    “Het proces om alles af te ronden loopt nog wel een tijdje. Het ligt natuurlijk gevoelig en ik kan en wil jullie inhoudelijk niet hierin meeslepen. Op het moment dat er echt nieuws is zal ik jullie informeren.” En geef aan hoe je wilt omgaan met de taken van de ontslagen medewerker. “Maandag wil ik in het werkoverleg met jullie overleggen hoe we met het takenpakket van Els zullen omgaan” of “Ik ga zo direct met Richard in overleg over de verschuiving van taken”.

4. Direct informeren, mondeling en eventueel per e-mail
Mijn advies is niet te lang te wachten na het slecht nieuws gesprek. Ga direct daarna naar de aanwezige collega’s en vertel hen het nieuws. Probeer iedereen binnen een dag te informeren. Lukt dat niet, stuur dan een (zeer neutrale!) e-mail zodat ook mensen die niet aanwezig zijn ervan op de hoogte zijn. Hier zitten een aantal voordelen aan:

  • Mensen voelen zich serieus genomen als zij direct geinformeerd worden als er iets belangrijks gebeurt
  • Het neemt spanning weg die doorwerken in de weg staat (vaak heeft iedereen in de gaten dat er iets aan de hand is)
  • Gaat iemand onverwachts direct naar huis, dan moeten collega’s daarvan op de hoogte zijn om het werk op te vangen
  • Je maakt helder wat er speelt voordat in de wandelgangen een ander verhaal de ronde doet

5. Bedenk wanneer je ruimte biedt voor reacties
Hierin kom ik eigenlijk 4 varianten tegen.
De eerste is direct ruimte geven en vragen naar reacties. Bijvoorbeeld “Ik vertel jullie dit nieuws direct omdat ik weet dat het jullie ook raakt. Ik zou het fijn vinden als jullie me willen vertellen hoe jullie tegen deze situatie aankijken”. Doe dit alleen als je ook de tijd hebt om dit gesprek goed te doen.
De tweede variant is een later moment prikken om dit te doen, en dat aan te kondigen. “Het is allemaal erg vers. Ik wil graag met jullie praten over hoe jullie deze situatie zien maar vind dat nu erg moeilijk / maar ik weet dat daar nu geen tijd voor is. Mijn voorstel is hier volgende week woensdag in het overleg tijd voor te nemen.” Een goede variant ook als je zelf nog niet het hoofd koel hebt…
De derde is het aan de aanwezigen voorleggen als keuze: “Ik kan me voorstellen dat ik jullie overval met dit nieuws. Vinden jullie het prettig om hier nu over door te praten, of zullen we daar een later moment voor plannen?”.
De vierde variant is het team onderling hierover te laten praten en als leidinggevende alleen daarop in te spelen als dat aan de orde komt. Het kan praktisch misschien best goed werken en tegelijkertijd heb ik toch een wat ongemakkelijk gevoel bij deze aanpak.

Hoe vraag je naar de reacties? Hierbij mijn tips:

  • Stel je vooraf er op in dat je niet inhoudelijk hoeft te reageren op de reacties.
  • Inhoudelijk niet reageren is makkelijker als je zelf je emoties doorleeft hebt en het niet meer hoog zit (en dit is daarom vaak een argument om het niet direct te doen).
  • Vat de reacties samen. Gebruik letterlijk de woorden die gezegd worden. Dat voelt raar, maar vinden mensen prettig.
  • Vertaal uitspraken die worden gedaan in ‘zorg’ en vraag of dat klopt. “Dus als ik het goed begrijp is jouw zorg dat de afdeling nu nog meer onder druk komt te staan en dat dat niet zomaar is opgelost. Klopt dat?”
  • Zeg bijvoorbeeld “Ik kan me voorstellen dat jullie daar vraagtekens over hebben” en “Het is in dit soort situaties niet raar dat we hier eigenlijk wat van slag zijn. Ik overval jullie ook met dit nieuws”.
  • Na het aldus bespreken van de reacties kan je vragen; “Gegeven de situatie, hoe zouden jullie nu willen dat het hier verder gaat?” Richt de reacties en verwerking daarmee niet op het uitzoeken wat er precies gebeurd is (en op een oordeel daarover). Stuur langzaam naar de gewenste situatie voor de toekomst en wat mensen zal helpen om met de nieuwe situatie om te gaan.
    Is het nu nog te vers, doe dit onderdeel van het gesprek dan later. Ook kan het verstandig zijn in de periode die volgt extra veel te letten op heldere sturing en feedback (zodat iedereen weet waar hij of zij zelf staat) en te vertellen over organisatorische ontwikkelingen. Iedereen zoekt weer wat meer zekerheid.

6. Biedt ruimte voor vragen
Tot slot vraag je “We komen nog terug op hoe we de taken van Piet gaan opvangen. Heeft iemand voor nu misschien een vraag?”. Soms is er een praktische vraag, bijvoorbeeld over wie klant X nu moet bellen of wie morgen naar vergadering Y zal gaan. Dit is natuurlijk prima om te bespreken als er op dat moment een beslissing genomen moet worden.

Vaak gaan de vragen over ‘wat is er precies gebeurd’ of ‘wat vind jij / de ontslagen medewerker ervan’. Mijn advies is jezelf hier vooraf op in te stellen en je voor te nemen hier niet op in te gaan. Hou vast aan de tips onder punt 3 en punt 5. Het is vergelijkbaar met het slechtnieuwsgesprek aan de ontslagen medewerker: het gaat er nu om de boodschap over te brengen en in beperkte mate de reacties op te vangen. Hou de juridische risico’s beperkt en geef iedereen vervolgens de tijd om het nieuws te verwerken.

Succes!

Dit is een bijdrage van zelfstandig HR- en verandermanager Cora Hagen. Bron: https://hzpo.wordpress.com/2012/08/30/wat-zeg-je-tegen-je-team-na-een-ontslag-6-tips/