U bent hier

Personeelsplanning: wie hebben we eigenlijk nodig?

Je kunt beter even je interne keuken bekijken vooraleer je iemand aanwerft. Welke talenten heb je al in huis? Kunnen medewerkers taken van elkaar overnemen? Welke competenties ontbreken vandaag in je organisatie?

In een personeelsplan maak je een analyse van de huidige en toekomstige uitdagingen van je organisatie en van de mensen en dus kwaliteiten die je al in dienst hebt. Dan zie je meteen voor welke taken je aanvulling nodig hebt. Dat helpt om gericht op zoek te gaan naar mensen met aanvullende competenties. Als dat dan al nodig blijkt.

Durf creatief te denken: 4 tips  

1. Houd rekening met het bestaande team.

Welke kwaliteiten zijn al goed vertegenwoordigd in het team waar de nieuwe medewerker terechtkomt? Voor welke kwaliteiten kan het team aanvulling gebruiken? Benadruk deze in je vacaturebericht en vraag er gericht naar tijdens het sollicitatiegesprek.

2.  Kan een interne verschuiving soelaas bieden?

Misschien is een medewerker geïnteresseerd om nieuwe taken op te nemen of een nieuw project aan te gaan? Heb je via een functioneringsgesprek of loopbaangesprek weet van deze aspiraties? Spreek die persoon dan gericht aan. Je kan ook starten met de vacature eerst intern bekend te maken.

3. Overweeg een nieuwe samenstelling van functies.

Alvorens je aan nieuwe functies denkt, kan je ook eerst bekijken of je kan sleutelen aan de bestaande functie-inhouden. Bijvoorbeeld omdat je erg moeilijk mensen vindt voor een bepaalde combinatie van taken. Stel bijvoorbeeld dat je iemand zoekt voor onthaal en boekhouding die zowel heel vlot in de omgang is als een kei met cijfers: misschien is het dan makkelijk om die taakaspecten te verdelen onder collega's waarvan je weet dat zij in het ene of andere aspect sterk zijn. Of je kan een medewerker die een talent heeft om de nieuwe taken in te vullen, ontlasten door enkele van zijn huidige taken door iemand anders in het team te laten opnemen. 

4. Werk dat niet in het team past? Maak een nieuwe functie aan.

Concept functiecreatie.JPG

Soms is het nuttig iemand aan te werven wanneer toch alle rollen zijn ingevuld. Het kan namelijk zinvol zijn om eenvoudige taken weg te halen bij je huidig gekwalificeerd personeel en die taken te bundelen tot een nieuwe functie, geschikt voor werkzoekenden met een afstand tot de arbeidsmarkt. Hierdoor krijgen je medewerkers meer ruimte voor hun kerntaken en kunnen ze werken op hun talenten in plaats van op taken die ze als moeilijk of vervelend ervaren. We spreken van 'functiecreatie'. 

Met functiecreatie vul je meteen een maatschappelijk nood in. Door de snelle technologische ontwikkelingen ontstaat er een groep van mensen die voorheen goed konden meedraaien in bedrijven, maar nu buiten de arbeidsmarkt komen te staan. Zij komen voor de nieuw gecreëerde functie in aanmerking. Functiecreatie is dan ook een antwoord op een dubbele nood. 

KAIROS ontwierp een instrument voor functiecreatie. Daarin is de eerste stap het uitvoeren van een zogenaamde QuickScan. Deze scan schat de mogelijkheden in om binnen (delen van) de organisatie nieuwe functies te creëren door elementaire taken te herschikken. De scan geeft ook een eerste inschatting van de (financiële) meerwaarde voor de organisatie. Als er mogelijkheden zijn en je organisatie wil verder op één of meerdere afdelingen, dan kan je een uitgebreide analyse uitvoeren.

Die tweede stap geeft een helder beeld van de inhoud en omvang van het takenpakket van de nieuwe functie, de randvoorwaarden en de betekenis voor de bestaande medewerkers en de organisatie (de 'businesscase'). De uitgebreide analyse leidt tot een bedrijfsadvies. Als het management zich achter de nieuwe werkprocessen, functie-indeling en mogelijk nieuw organisatieschema schaart, kan met de invulling worden begonnen. De omstandigheden bepalen of dit meteen kan of pas in een later stadium.