U bent hier

Het team legt zichzelf in de rooster

Waarom zou je als leidinggevende je hoofd breken over ‘eerlijke uurroosters’? Die krijg je haast nooit voor mekaar en je maakt altijd iemand ontevreden. Bij WZC Cocoon in Antwerpen hebben ze dat begrepen. De teamleden vullen er samen de rooster in en zelfs kerst- en weekenddagen worden vlotjes ingekleurd. “Als je zelf kan kiezen welke vrije dag je opoffert, dan voelt dat allemaal niet zo erg aan”, zegt directeur Bert Schonenberg. Hij deelde deze en andere ervaringen in het Praktijklabo Innovatieve Arbeidsorganisatie van Flanders Synergy, VIVO en het Fonds Ouderenzorg. We nemen zijn verhaal over van de website VIVO.

zelfroosteren_0.jpg

Woon- en Zorgcentrum Cocoon, gelegen in Antwerpen stad, is één van de voorzieningen voor ouderenzorg van de vzw Compostela. Om aan de vragen en behoeften van een 760 bewoners en cliënten te kunnen voldoen, zijn er bij de vzw Compostela ongeveer 530 medewerkers in dienst.

Vijf jaar geleden was WZC Cocoon op zoek naar een planningstool die de hoofdverpleegkundigen zou ondersteunen in de weinig dankbare taak om uurroosters voor hun team op te maken. Tijdens deze zoektocht maakten ze kennis met het in Scandinavië populaire concept van zelfroosteren. Bij zelfroosteren legt men de verantwoordelijkheid en bevoegdheid voor het maandrooster niet langer bij de direct leidinggevende/planner, maar bij het team zelf. Elk teamlid brengt zelf haar/zijn uren in, het team kijkt waar er overlappingen dan wel leemtes in de bezettingseisen zijn. Zo maken zij gezamenlijk het rooster beter. Meer autonomie en regelmogelijkheden dus, een van de kernprincipes van innovatieve arbeidsorganisatie.

Verantwoordelijkheidszin

Na een jaar zagen ze in Cocoon de eerste positieve resultaten. “Vroeger herkende een leidinggevende een dag na bekendmaking van het rooster haar eigen opgemaakte rooster niet meer. Medewerkers waren immers regelmatig niet tevreden met hun top-down opgelegde rooster en begonnen ‘en masse’ met elkaar te wisselen. In het systeem van zelfroosteren noteerden we in een meting na implementatie 31% minder roosterverstoringen”, vertelt de directeur.

De grootste meerwaarde van dit concept van roosteren is evenwel het effect op de tevredenheid van medewerkers. Bert: “We merken dat het geven van vertrouwen en verantwoordelijkheid aan het team écht werkt. Jawel, ook minder populaire diensten als vrijdagavond of kerst- en oudejaarsavond worden opgelost door het team. Mensen die kiezen voor een zorgjob in een woonzorgcentrum zijn zich er terdege van bewust dat deze job onregelmatige uren inhoudt. In het systeem van zelfroosteren kies je zelf welke vrijdagavond je opoffert, en dan neem je dat met plezier aan.”

Vlekkeloos loopt dat zelfroosteren niet altijd, maar het is geen reden om dan plots het roosteren maar weer bij de teamchef te leggen. “Ook nu, vijf jaar na de start is er nog sprake van periodes waarin sommige medewerkers minder inspanningen doen om het rooster te verbeteren en tegelijkertijd verschillende ‘verworven rechten’ verwachten (“ik werk nooit op woensdagmiddag!”)”, weet Bert. “Het is dan een kwestie om niet in de valkuil te trappen door te zeggen “ze kunnen het niet, dus we stellen maar een resem regeltjes op”.

Praktijklabo

Het succes van het zelfroosterproject prikkelde Cocoon om nieuwe initiatieven ter verbetering van de arbeidsorganisatie onder de loep te nemen. Eind 2015, begin 2016 nam het WZC dan ook deel aan het praktijklabo om het gedachtegoed van IAO verder onder de knie te krijgen.

“De input van en de uitwisseling tussen de zeer diverse groep van deelnemers aan dit labo, in combinatie met de deskundige en begeesterende begeleiding van adviseurs Anouk en Ronnie, waren voor ons een stimulans om trajecten op te starten die ons kwaliteitsniveau kunnen verbeteren. De uitspraak van Ronnie, ‘Je moet niet ziek zijn om beter te worden’, blijf ik in mijn achterhoofd houden”, getuigt Bert.

“Ons vertrouwen in de kracht van onze teams is door deelname aan het praktijklabo alleen maar versterkt. Medewerkers nemen hun verantwoordelijkheid op en schakelen daarvoor hun talenten in, zelfs voor taken die niet in hun functieomschrijving staan. Zo organiseert de onderhoudsmedewerkster van de assistentiewoningen met regelmaat fel gesmaakte etentjes voor de flatbewoners en kon een kinesiste haar kennis van het Italiaans aanwenden om een van origine Italiaanse bewoonster te begeleiden tijdens een verjaardagsetentje in een trattoria. De obers behandelden haar in haar moedertaal als een koningin”, stelt de directeur vast. Zo maakt innovatieve arbeidsorganisatie van medewerkers weer echte mensen die in contact staan met andere mensen en hun dagelijkse rol overstijgen.

> Lees meer over het praktijklabo IAO van Flanders Synergy, VIVO en het Fonds Ouderenzorg